Cách viết Email chuyên nghiệp (IELTS General)

Khoa Do
10.09.2021

Phần thi IELTS Writing Task 1 – hệ General Training yêu cầu thí sinh viết một lá thư tối thiểu 150 từ về một bối cảnh mà đề cung cấp. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp một cái nhìn tổng quan về kĩ thuật viết thư trong bài thi IELTS General. Ngoài ra, bài viết cũng có thể sẽ có ích cho các bạn đang học tập cách viết email chuyên nghiệp.

A. Phân loại

⚡ Nếu chia theo văn phong (register), có thế nói letter writing được chia thành hai loại chính:

  • Formal: Văn phong trang trọng, thường dùng để viết cho người lạ, cấp trên, đối tác, các cơ quan và tổ chức.
  • Informal/Casual: Văn phong thông thường, thường dùng để viết cho bạn bè, người thân, gia đình

Ngoài ra, ta còn có dạng “semi-formal” thường dùng để viết thư cho người bạn lần đầu tiên gặp, và đôi khi là cho người giáo viên có phần thân thiết.

⚡ Nếu chia theo mục đích viết thư (purposes), letter writing có thể được chia thành nhiều dạng có thể kể đến như:

  • thư xin việc (letter of application)
  • thư phàn nàn (letter of complaint)
  • thư đề xuất (letter of request)
  • thư giới thiệu (letter of reference)
  • thư xin lỗi (letter of apology)
  • thư cảm ơn (thank-you notes/letter)
  • thư mời (letter of invitation)

B. Một số dàn bài phổ biến khi viết Email

Cách viết Email chuyên nghiệp (IELTS General)
Hộp thư Email

1. Thư Formal

Dear Sir/Madam HOẶC Dear Mr. [tên người nhận]

Body 1: Giới thiệu bản thân – mục đích viết thư (Purposes) (từ 1-2 câu)

I am writing to complaint about/apologise for/apply for/to ask if you could help me with etc.

Body 2: Thông tin chi tiết (Detailed information) (3-5  câu)

Body 3: Phương hướng giải quyết/đề xuất (suggestions) (3-5 câu)

I would appreciate it if you could…

I would be grateful if you could…

Pre-closing: thông thường là “I look forward to hearing from you (at your earliest convenience).”

Closing: thông thường là “Yours Sincerely” (nếu biết tên của người nhận), “Yours Faithfully” (nếu không biết tên của người nhận), hoặc đơn giản là “Regards” cho mọi trường hợp.

2. Thư informal

Dear + tên người nhận (Auntie Kim, John etc.)

Body 1: Hỏi thăm sức khỏe + mục đích viết thư (1-3 câu)

Hi, how have you been? I haven’t seen you for ages! Remember last month you sent me a letter asking for a tutor for your daughter? I’m writing this letter to bring you good news.

Body 2: Thông tin chi tiết (Detailed information) (3-5 câu)

Body 3: Phương hướng giải quyết/đề xuất (suggestions) (3-5 câu)

Why don’t we meet next week?

Do you fancy meeting up in tow next month?

Pre-closing: thông thường là “Hope to catch up with you soon!”

Closing: thông thường là “Best wishes”, “Your friend”, hay “Lots of love”.

C. Một số mẫu Email phản hồi hay 

Giới thiệu

Hey [Customer],

I’m [Your name], and I’m very excited to be your new Account Manager at [Your company]!

I’ve heard great things about you from my teammates, and I’m hoping they’ve said some good things about me, too. My role will be to guide you through anything you need.

If you ever have questions, run into problems, consider an upgrade or anything at all, I’m the one for the job. We will be working closely together, and I’ll be helping you navigate your new product.

I’m looking forward to meeting you. Shall we set up a time this week to catch up in person?

Cheers, [Your name]

Cảm ơn

Hi [Customer],

Thank you so much for referring your friend [Friend’s name] to us.

I’ve loved getting to know them and do business with them.

I’m so happy that you’ve stuck around with us for this long and brought your friend to share the experience with you. We’re lucky to have you.

Thanks again for being such a fantastic customer! Cheers, [Your name].

Hoàn tiền

Hi (customer name)

 Sorry that [product name] didn’t work out for you. But we know it’s not perfect for everyone. We’ve processed your return, and you should be receiving your refund shortly.

In the meantime, let me know if you have any questions, comments, or feedback. Sincerely, [your name]

Giải quyết cơn giận của khách hàng

Hi [customer name],

Thanks so much for emailing about this—I’m sorry to hear that you were caught off guard by our billing.

I can totally get how it can be frustrating to receive a charge that you weren’t expecting, especially when you’ve just started to use our tool. Could you share a bit more information with me so that we can get to the bottom of this? For example, would you mind sending me the username associated with your account along with the date that you received the charge? Using that, I can take a look at our system and see how we can get this fixed for you.

Thank you, [customer support]

(theo supportexamples.com)

D. Cách bắt đầu và kết thúc email tiếng Anh giúp bạn tạo ấn tượng tốt

Viết email không quá khó nhưng đôi khi bạn sẽ cảm thấy khó khăn khi viết mở đầu và kết thúc như thế nào không “chảnh” quá hoặc không quá thân thiết trong nhiều trường hợp khác nhau. Cùng Vietop tìm hiểu cách mở đầu và kết thức Email trong các trường hợp sau: gửi cho bạn bè, trong kinh doanh, thầy cô giáo,…

Cách bắt đầu và kết thúc email tiếng Anh giúp bạn tạo ấn tượng tốt
Cách bắt đầu và kết thúc email tiếng Anh giúp bạn tạo ấn tượng tốt

A. Gửi email cho bạn bè

Đây là một trong những dạng email không trang trọng. Do đó, ngôn ngữ sử dụng trong email này có thể gần gũi, thân thiện như cuộc đối thoại hàng ngày.

1. Bắt đầu

  • Chào: Hi (name)
  • Thân gửi: Dear (name)
  • Chào bạn: Hey there!; Hey
  • Bạn dạo này sao rồi?: How are you doing?; How are you?; How have you been?
  • Hy vọng bạn đang khỏe: (I) Hope you are doing well.

Xem ngay: Đừng mãi dùng “How are you?”, hãy dùng 40 cách sau giúp bạn trở nên sành điệu hơn

2. Kết thúc

  • Hẹn gặp lại bạn: See ya = see you; See you soon.
  • Mình mong bạn sớm hồi âm: Looking forward to hearing from you.
  • Bạn của bạn: Your friend.
  • Chúc bạn mọi điều tốt đẹp: Best; All the best; Best wishes.
  • Cám ơn bạn: Thanks a lot; Thank you so much.
  • Sẽ nói chuyện với bạn sớm: Speak with you soon; Talk soon.

B. Gửi email trong kinh doanh

Trong kinh doanh, email có thể là chìa khóa của việc trao đổi, giao tiếp. Do đó, ngoài nội dung phù hợp, lời mở đầu và kết thúc cũng phần nào phản ánh sự chuyên nghiệp của bạn. Đừng kết thúc email với từ như trong email dành cho bạn bè nhé. Thay vào đó, hãy sử dụng những từ dưới đây để tăng phần chuyên nghiệp trong việc viết email công việc:

1. Bắt đầu

  • Xin chào Ông/Bà/Cô: Hello Mr./ Mrs./Ms. (name)
  • Kính gửi Ông/Bà/Cô: Dear Mr./ Mrs./Ms. (name)
  • (Tên) thân mến: Dear (name)
  • Gửi các quý vị: Ladies and Gentlemen
  • Gửi những ai quan tâm/có liên quan (nếu bạn không biết đó là ai): To Whom It May Concern

2. Kết thúc

  • Cảm ơn: Thank you
  • Trân trọng/Chân thành, (tên đầy đủ của bạn) – Sincerely, (your full name)
  • Kính thư: Regards,; Best regards; Kind regards,
  • Chân thành/Trân trọng: Yours faithfully

C. Gửi email cho thầy cô hoặc giáo sư

Khi gặp vấn đề khó khăn trong học tập mà cần sự trợ giúp của thầy cô, hãy viết một email trang trọng gửi cho giáo viên của bạn. Ngoài ra, bạn cũng cần diễn đạt rõ ràng và cụ thể khó khăn mà bạn đang gặp phải.

1. Bắt đầu

  • Kính gửi Thầy/Cô/Giáo sư (tên): Dear Mr./Mrs./Ms./Professor (name)
  • Em chào Thầy/Cô/Giáo sư (tên): Hello Mr./Mrs./Ms./Professor (name)

2. Kết thúc

  • Em xin cám ơn Thầy/Cô/Giáo sư trước ạ: Thank you in advance.
  • Em cám ơn Thầy/Cô/Giáo sư ạ: Thank you.

D. Gửi email cho người lạ

Trong trường hợp người nhận email là người mà bạn không quen biết, hãy sử dụng cách mở đầu và kết thúc email như sau:

1. Bắt đầu

  • Kính gửi Ông/Bà: Dear Sir or Madam
  • Gửi những ai quan tâm (nếu bạn không biết rõ đó là ai): To Whom It May Concern

2. Kết thúc

Giống như cách kết thúc email công việc

E. 5 lỗi thường gặp khi viết Email tiếng Anh và cách khắc phục

Email hiện nay là phương thức liên lạc phổ biến trong công việc. Việc viết mail không chỉ nhằm mục đích trao đổi thông tin mà còn đánh giá được khả năng làm việc của một người. Vậy bạn đã bao giờ tự hỏi phải viết email như thế nào chưa?

Cách viết Email bằng tiếng Anh không hề khó nhưng vẫn phải luyện tập nhiều để tăng tính chuyên nghiệp cho nội dung viết. Bạn hãy đọc bài viết này để có thể hạn chế được Những lỗi thường gặp khi viết Email bằng tiếng Anh và cách khắc phục để có một Email ấn tượng nhất.

5 lỗi thường gặp khi viết email tiếng Anh và cách khắc phục
5 lỗi thường gặp khi viết email tiếng Anh và cách khắc phục

Xem các bài viết khác đang được quan tâm nhất:

1. Viết sai chính tả

Những lỗi chính tả sẽ khiến văn bản của bạn trở nên “mất điểm” vì thiếu chuyên nghiệp.

 Từ “receive” trong câu dưới đây đã bị viết sai:

“We didn’t expect to recieve so many orders this year.”

 Bạn có thể tránh lỗi này bằng cách bật chức năng kiểm tra chính tả có sẵn trong máy tính. Tốt hơn hết, hãy luôn kiểm tra email tiếng Anh cẩn thận trước khi nhấn Gửi.

 Cách sửa:

“We didn’t expect to receive so many orders this year.”

2. Nhầm lẫn giữa danh từ số ít và số nhiều

Trong khi viết nội dung bằng tiếng Anh, vẫn còn rất nhiều người mắc phải lỗi sử dụng sai “danh từ số ít”, “danh từ số nhiều”. Nên nhớ rằng không thể khiến các danh từ không đếm được (số ít) trong tiếng Anh thành số nhiều khi thêm “s”.

Ví dụ:

  • “All the informations you need for the test are in this USB.”

Cách sửa:

  • “All the information you need for the test is in this USB.”

3. Dịch trực tiếp “từ tiếng Ta qua tiếng Tây”

Đây là một lỗi rất rất rất phổ biến với những người học tiếng Anh khi dịch trực tiếp tiếng mẹ đẻ qua tiếng Anh khi nói hoặc viết với người nước ngoài.

Họ nghĩ bằng ngôn ngữ của mình và sau đó dịch thẳng suy nghĩ của mình sang tiếng Anh từng từ một. Kết quả là, văn bản họ viết ra sẽ được viết phần lớn theo cấu trúc tiếng mẹ đẻ của họ, thay vì đúng ngữ pháp tiếng Anh. Ví dụ vui nổi tiếng ở Việt Nam là cụm từ “no star where” để nói “không sao đâu” bằng tiếng Anh.

Hãy nhớ kỹ là mọi ngôn ngữ đều có các quy tắc ngữ pháp và cấu trúc riêng. Không có hai ngôn ngữ nào giống nhau đâu nhé. Nếu bạn áp dụng ngữ pháp ngôn ngữ của bạn sang tiếng Anh, câu cú sẽ nghe rất lạ và người đọc có thể hiểu sai thông điệp của bạn.

Nhìn qua một ví dụ đơn giản, bạn có thể nói câu này khi tan sở:

  • I’m going home now.

Dịch từng từ sang tiếng Việt có thể khá đúng:

  • Tôi về nhà bây giờ.

Nhưng nếu dịch từng từ sang tiếng Hàn thì nó sẽ như thế này:

  • I now home go. (Tôi bây giờ nhà đi).

Hoặc dịch từng từ sang tiếng Nhật sẽ là:

  • Now house return. (Bây giờ nhà quay lại).

Bạn có thấy được các câu sẽ khác nhau như thế nào nếu dịch từng từ một sang các ngôn ngữ khác không? Để tránh trường hợp như vậy, bạn nên tập suy nghĩ bằng tiếng Anh trước khi viết ra thành tiếng Anh.

4. Sử dụng sai thì

Trong tiếng Anh, các thì đóng vai trò rất quan trọng, giúp người đọc/ nghe xác định được khoảng thời gian của một sự việc được đề cập đến. Vì tiếng Việt không có các “thì” nên những bạn học tiếng Anh phải chú ý hơn trong việc sử dụng chúng trong việc nói và viết.

Sử dụng sai thì
Sử dụng sai thì

Thường chỉ dùng một thì cho một câu, khi nào có những từ như “when”, “before”, after” thì các thì trong câu mới thay đổi

Ví dụ:

  • “The manager is (present) not here today because his son was (past) feeling unwell.” (Người viết đã thay đổi thì trong câu)

Cách sửa:

  • <“The manager is (present) not here today because his son is (present) feeling unwell.”

5. Thiếu mạo từ “a”, “an” và “the”

Trong tiếng Việt không hề có khái niệm về mạo từ, nên trong khi sử dụng tiếng Anh sẽ dễ bỏ quên các mạo từ này.

Chức năng của 3 mạo từ này trong tiếng Anh: “The” chỉ một danh từ xác định, “a” và “an” chỉ một danh từ không thể xác định. Cần chú ý để sử dụng mạo từ vào Email nhé

Ví dụ:

  • “He is brand manager who works with us in this company.”

Cách sửa:

  • “He is the brand manager who works with us in this company.”

Cách viết Email chuyên nghiệp (IELTS General) trên đây hi vọng giúp bạn ôn luyện thi IELTS General thật tốt nhé.

Xem thêm: Khóa học IELTS General

Bài viết liên quan:

Bài mẫu IELTS Writing Task 1 và 2 ngày 09/05/2020
Bài mẫu IELTS Writing Task 1 và 2 ngày 09/05/2020
Đề bài và bài mẫu IELTS Writing Task 1 và 2 ngày 09/05/2020. Các bạn tham khảo bài viết bên dưới và ôn luyện IELTS thật tốt nhé. Nội dung chính Task 1Task 21. Sample2. Vocab highlights Task 1...
Cách viết dạng Two-part Question/Double Question - IELTS Writing Task 2
Cách viết dạng Two-part Question/ Double Question – IELTS Writing Task 2
Trong bài thi IELTS Writing Task 2, dạng bài Two-Part Question ( còn gọi là Double Question) khiến rất nhiều bạn đang luyện thi IELTS chật vật với việc có quá nhiều ý tưởng cần trình bày, trong khi...
Đề thi IELTS Wring Task 2 Sample Essay ngày 03/03/2018
BÀI MẪU ĐỀ IELTS WRITING TASK 2 NGÀY 03/03/2018 
Task 2 : Some people think the newly built houses should be as same as the old house style in local areas. Others argue that local authorities should allow people to build houses in their own styles.  Discuss both views...
Samle Essay đề thi IELTS Writing Task 2 ngày 05/05/2018 
BÀI MẪU IELTS WRITING TASK 2 NGÀY 05/05/2018 
Task 2: These days people in some country are living in a "throw-away" society which mean people use things in a short time then throw them away. What are causes and negative...
Đề IELTS Writing Task 1 và 2 ngày 08/02/2020
Bài mẫu IELTS Writing Task 1 và 2 ngày 08/02/2020
Đề bài và bài mẫu IELTS Writing Task 1 và 2 ngày 08/02/2020 cùng theo dõi nhé. Nội dung chính Task 1Task 2A. SampleB. Vocab highlightsC. Structure highlights Task 1 Task 1: The table below gives information about the values...
Bài mẫu IELTS Writing Task 1 và 2 ngày 10-10-2020
Phân tích – Bài mẫu IELTS Writing Task 1 và 2 ngày 10-10-2020
Sau đây là bài mẫu IELTS Writing Task 1 và 2 ngày 10-10-2020 mời các bạn học viên cũng như mọi người tham khảo bài viết sau đây nhé. Nội dung chính Task 11. Phân tích2. Sample3. Vocabulary highlightsTask...

Bài nổi bật

Các khóa học IELTS tại Vietop

Khóa học IELTS 1 kèm 1
Chỉ 1 thầy 1 trò, chắc chắn đạt điểm IELTS đầu ra mong muốn.
Khóa học IELTS Youth
Giấc mơ du học trong tầm tay. Dành cho học sinh cấp 2, cấp 3.
Khóa học IELTS Cấp tốc
Cam kết tăng ít nhất 1.0 band điểm chỉ sau 1 tháng học.
Khóa học IELTS General
Hoàn thiện giấc mơ định cư và làm việc tại nước ngoài.
Khóa học IELTS Writing
Chỉ sau 10 buổi tăng 1.0 band IELTS Writing.
Khóa học IELTS Online
Cam kết tăng 0.5 -1.0 band score chỉ sau 80 giờ học.
Tổng hợp bài mẫu đề thi IELTS Writing Quý 1/2021
Bộ Forecast IELTS Speaking quý 2/2021 – version 1.0