Hướng dẫn cách viết email cho thầy cô chuẩn và tạo ấn tượng tốt nhất

Cách viết email cho thầy cô là một trong những việc phổ mà các bạn học sinh cần làm. Tùy vào nội dung và tình huống mà các bạn sẽ lựa chọn văn phong cho phù hợp. Nhưng thông thường, để thể hiện sự tôn trong thầy cô, học sinh thường viết theo kiểu trang trọng, lịch sự. Vậy bài viết hôm nay, Vietop sẽ hướng dẫn bạn chi tiết cách viết email cho thầy cô sao cho thật ấn tượng nhé!

1. Vì sao cần viết email cho thầy cô?

Viết email cho thầy cô là việc mà bất kỳ học sinh nào cũng đã từng làm. Có rất nhiều lý do để học sinh gửi mail cho thầy cô. Dưới đây là một vài lý do phổ biến:

• Hỏi về tài liệu học tập
• Tham khảo ý kiến, đóng góp
• Nhờ hỗ trợ/hướng dẫn về nội dung bài học
• Hỏi về thời gian học
• Hỏi thăm sức khỏe
• Xin phép nghỉ học

2. Bố cục của Email

Khi viết mail cho thầy cô, bạn có thể viết theo bố cục dưới đây để nội dungg và hình thức được chỉn chu hơn:

• From: sử dụng email @sinhvienhoasen.edu.vn
• To: gửi đến đúng email của GV
• CC: gửi đến email của GV có liên quan
• Subject. Chủ đề chính của email [gồm HK liên quan, nội dung …
• Message:
  • Lời chào GV
  • Giới thiệu ngắn gọn về SV
  • Nội dung mong muốn (viết theo từng câu, ngắn gọn, đi vào ý chính)
• Kết thúc
  • Lời chào GV
  • Thông tin SV (MSSV, Họ tên, Email, …)

Xem thêm:

• Cách viết email từ chối nhận việc chuyên nghiệp và tinh tế
• Cách viết email gửi CV xin việc ấn tượng và thu hút nhà tuyển dụng
• Hướng dẫn cách viết email xin nghỉ việc khéo léo
• Cách viết email từ chối phỏng vấn chuyên nghiệp và kéo léo

3. Cách viết email cho thầy cô ấn tượng

3.1. Tạo ấn tượng tốt ban đầu

Để thầy cô có thể thoải mái khi đọc email và hỗ trợ bạn hết sức có thể thì việc đầu tiên cần làm là tạo ấn tượng đầu thật tốt với họ.

• Kiểm tra giáo trình về câu hỏi để đảm bảo rằng câu hỏi của bạn không đã được giải đáp. Điều này thể hiện sự tự chủ và chú tâm đối với nội dung học.
• Sử dụng tài khoản học tập của bạn để gửi email giúp thầy cô dễ dàng nhận ra bạn và liên kết thông tin với học viên cụ thể.
• Chọn một dòng tiêu đề mà thầy cô có thể nhanh chóng hiểu về nội dung của email và có thể thoải mái khi đọc nội dung tiếp theo
• Bắt đầu email của bạn bằng một lời chào hỏi lịch sự, sử dụng chức danh và tên của thầy cô để tạo ra sự gần gũi. 

3.2. Soạn thảo nội dung email chỉn chu, lễ phép

Đối với nội dung bài, bạn cần nhắc lại với thầy cô mình là ai, học lớp nào, khoa nào. Vì họ có rất nhiều sinh viên, không chỉ riêng một mình bạn nên sẽ rất khó để biết và nhớ bạn là ai. Do đó, việc giới thiệu bản thân trước khi bắt đầu là hoàn toàn cần thiết, giúp cho nội dung trao đổi được rõ ràng hơn.

Tiếp theo, bạn nên đi thẳng vào vấn đề cần hỗ trợ là gì, bạn đang gặp phải khó khăn gì và cần thầy cô hỗ trợ phần nào. Tránh nói dài dòng lan man, tạo sự khó hiểu và mất thời gian cho người đọc mail.

Đối với nội dung các câu, hãy viết rõ ràng, có chấm phẩy, ngắt nghỉ để tránh bị hiểu lầm. Ngoài ra, bạn cũng nên sử dụng các câu chữ rành mạch, dễ hiểu, không nên dùng nửa tiếng Anh, nửa tiếng Việt trong nội dung mail.

Hãy giữ cho giọng điệu nội dung mail thật nghiêm túc và trang trọng, viết đúng chính tả, tránh dùng teencode hay các biểu tượng cảm xúc. Vì nó thể hiện sự thiếu chuyên nghiệp và không tôn trọng thầy cô.

Đặc biệt, với những mail dùng để yêu cầu hỗ trợ, hãy khéo léo chọn các từ ngữ nhẹ nhàng, lịch sự để thầy cô có thể thoái mái nhất khi giúp bạn giải quyết vấn đề.

3.3. Hoàn tất email bằng hành động

Trong một email, bắt buộc phải có hành động nào đó. Vì vậy, hãy chỉ ra cho giáo viên biết họ sẽ làm gì tiếp theo, cần cung cấp hoặc hỗ trợ bạn những gì. Đừng chỉ nêu vấn đề, nội dung và không đưa ra hướng để hỗ trợ. Khi đó giáo viên sẽ rất khó để giúp bạn giải quyết nhanh chóng.

Đừng quên  đặt mình vào vị trí của giáo viên và đọc lại nội dung của mình một lần nữa để đảm bảo email được hoàn thiện nhất, tránh những lỗi sai cơ bản như chấm phẩy câu, lỗi chính tả,…

Cuối cùng, hãy để lại cho thầy cô một lời chào, một lời cảm ơn hay một lời chúc. Khi đó, họ sẽ cảm thấy thoải mái hơn sau khi đọc mail.

3.4. Theo dõi email thường xuyên

Sau khi đã gửi mail và chờ phản hồi, bạn nên cài thông báo để check mail thường xuyên, tránh bỏ lỡ những phản hồi từ giáo viên. Ngoài ra, sau khi nhận mail phản hồi, hãy đọc thật kỹ nội dung xem đã giải quyết được vấn đề bạn cần chưa và nhớ trả lời lại thầy cô bằng một lời cảm ơn nhé!

4. Những điều cần biết về mẫu email chuẩn

Khi viết mail, bạn cần chú ý đến các thuật ngữ sau:

• Người gửi (From): Thông tin về địa chỉ mail của người gửi.
• Người nhận (To): Thông tin về địa chỉ mail của người nhận. Lưu ý, ở mục người nhận sẽ có 3 cấp độ mà bạn cần quan tâm:
• To: Đây là người nhận trực tiếp
  • CC (carbon copy – bản sao): Bạn có thể gửi mail đến những người có liên quan đến nội dung của email. Và người nhận trực tiếp cũng có thể biết được những người nhận được CC của mail.
  • BCC (blind carbon copy – bản sao tạm): Mail đến người theo dõi công việc và chỉ có người gửi biết. Trường hợp BCC thì người nhận sẽ không biết (cả người nhận trực tiếp (To) và người nhận liên quan (CC) đều không biết có BCC).

Xem thêm:

• Cách viết email mời tham gia sự kiện hấp dẫn và ấn tượng
• Cách viết mail nhờ giúp đỡ chuyên nghiệp và khéo léo
• Cách viết email phản hồi bằng tiếng Anh chuyên nghiệp nhất
• Cách viết email xin thực tập chuyên nghiệp kèm mẫu dành cho sinh viên

5. Các mẫu email tham khảo

Mẫu email 1

Chủ đề: Yêu Cầu Trao Đổi Về Việc Học Thêm Văn Bằng 2

Chào Cô Bình,

Em là Nguyễn Văn Trung, học viên của lớp [tên lớp] tại Trường [tên trường]. Mong cô đang có một ngày tốt lành.

Em đang có một số thắc mắc về quá trình học thêm văn bằng 2 tại trường chúng ta. Để có thể hiểu rõ hơn và nhận được sự hỗ trợ từ cô, em muốn xin phép trao đổi trực tiếp với cô vào lúc 15h00 ngày 15/9 tại phòng tiếp sinh viên. Mong cô thông tin và sẵn lòng gặp em.

Em rất mong nhận được phản hồi từ cô. Cám ơn cô đã dành thời gian đọc email của em.

Chúc cô nhiều sức khỏe.

Trân trọng,

Nguyễn Văn Trung

Mẫu email 2

Subject: Xin nghỉ học do ốm

Kính gửi: Thầy Minh,

Em tên là Vương Hoàng Yến, sinh viên lớp Kinh tế đầu tư 3 đang theo học môn Toán kinh tế do thầy giảng dạy.

Sáng nay, ngày 26/9, em có tiết học của thầy lúc 10h00 nhưng do em vẫn đang gặp tình trạng ốm (cảm cúm và sốt), em không thể tham gia buổi học được. Vì lý do sức khỏe, em xin phép thầy cho em nghỉ học buổi sáng này. Em cam kết sẽ bổ sung kiến thức và hoàn thành bài tập theo nội dung giảng dạy.

Em xin chân thành cảm ơn sự thông cảm và hỗ trợ của thầy.

Trân trọng,

Vương Hoàng Yến

Mẫu email 3

Subject: Báo cáo thực tập

Kính gửi: Cô Hoa

Em tên là Hồ Văn Minh, sinh viên lớp Quản trị kinh doanh.

Em vừa hoàn thành kỳ thực tập tại công ty Vinamilk. Nay, em đã hoàn thiện báo cáo thực tập với chủ đề Hoàn thiện bộ phận tuyển dung của công ty Vinamilk. Em rất biết ơn sự hướng dẫn và chỉ bảo tận tình của cô trong suốt thời gian thực tập.

Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện, em nhận thức được rằng bài báo cáo của mình có thể còn thiếu sót. Do đó, em mong nhận được sự góp ý và nhận xét chi tiết từ cô để có thể hoàn thiện bài báo cáo một cách tốt nhất. Em đã đính kèm file báo cáo và mong cô dành thời gian để xem xét.

Em xin chân thành cảm ơn sự quan tâm và hỗ trợ của cô.

Trân trọng,

 Hồ Văn Minh

Như vậy, qua bài viết trên đây của IELTS Vietop, bạn đã hiểu rõ hơn về cách viết mail cho thầy cô cũng như các lưu ý quan trọng để viết một email hoàn chỉnh. Hy vọng những chia sẻ trên đây có thể giúp bạn hiểu và ứng dụng tốt vào thực tế nhé!