Hướng dẫn cách viết email xin nghỉ việc khéo léo

Thật khó để gắn bó cả cuộc đời với chỉ một công ty, đặc biệt là đối với những sinh viên mới ra trường. Việc chuyển đổi công việc là điều hoàn toàn bình thường. Tuy nhiên, việc rời bỏ công ty không đồng nghĩa là đứt đoạn toàn bộ các mối quan hệ. Trong quá trình làm việc, bạn có thể gặp được những đồng nghiệp tốt bụng và đáng yêu.

Chính vì lẽ đó, khi sếp chấp nhận đơn xin nghỉ việc và bắt đầu quá trình bàn giao công việc, bạn cũng nên viết một thư chào tạm biệt đến đồng nghiệp và sếp. Điều này là một hành động tinh tế giúp bạn duy trì các mối quan hệ chặt chẽ và lâu dài. Nhưng làm thế nào để viết email nghỉ việc một cách đúng đắn?

Bài viết dưới đây, mình sẽ cùng bạn tìm hiểu cách viết email xin nghỉ việc chuyên nghiệp và khéo léo. Cùng mình khám phá ngay nào!

Nội dung quan trọng

– Email xin nghỉ việc là một email được gửi đến nhà tuyển dụng hoặc cấp trên trong công ty để thông báo quyết định của bạn về việc rời bỏ vị trí làm việc hiện tại. – Khi quyết định rời bỏ công việc, việc viết email xin nghỉ cần phải được thực hiện một cách lịch sự và chuyên nghiệp để thông báo với lãnh đạo và các bộ phận liên quan về quyết định của bạn. – Khi viết email xin nghỉ việc, hai từ khóa quan trọng mà bạn cần chú ý là chuyên nghiệp và tôn trọng. – Email xin nghỉ việc bao gồm:  + Tiêu đề: Ngắn gọn và có thể định dạng in hoa hoặc in đậm để làm nổi bật thông điệp. + Phần mở đầu: Gửi lời chào thể hiện sự tôn trọng đối với người nhận email. + Lý do xin nghỉ việc: Trình bày một cách hợp lý, chân thành, ngắn gọn. + Thông báo về thời gian nghỉ việc: Thời gian này phải trước khi nghỉ ít nhất 3 ngày, 30 ngày, 45 ngày, tủy vào hợp đồng lao động. + Báo cáo tình trạng công việc hiện tại: Những nhiệm vụ đã, đang và chưa hoàn thành. + Lời chào cuối thư: Gửi lời chào và lời chúc tốt đẹp đến công ty. – Những lưu ý khi viết email xin nghỉ việc: Thẳng thắn về lý do nghỉ việc, không thể hiện quan điểm tiêu cực về cấp trên, đồng nghiệp, rà soát lỗi chính tả trước khi gửi, không gửi email xin nghỉ việc quá muộn. – Các mẫu email xin nghỉ việc thường gặp: Email xin nghỉ việc vì vị trí không phù hợp, email xin nghỉ việc vì thay đổi nơi sống, …

1. Email xin nghỉ việc là gì?

Email xin nghỉ việc là một email được gửi đến nhà tuyển dụng hoặc cấp trên trong công ty để thông báo quyết định của bạn về việc rời bỏ vị trí làm việc hiện tại. 

Thông thường, email này sẽ cung cấp lý do chính đáng cho quyết định nghỉ việc và những thông tin liên quan khác hỗ trợ trong quá trình bàn giao công việc. Đây là một phần quan trọng trong quá trình chuyển giao công việc một cách chuyên nghiệp.

2. Tại sao phải viết email xin nghỉ việc?

Khi quyết định rời bỏ công việc, việc viết email xin nghỉ cần phải được thực hiện một cách lịch sự và chuyên nghiệp để thông báo với lãnh đạo và các bộ phận liên quan về quyết định của bạn. 

Đồng thời, để kết thúc công việc một cách êm đẹp và duy trì mối quan hệ tốt với sếp và đồng nghiệp, việc viết một email xin nghỉ việc ngắn gọn và chuyên nghiệp là rất quan trọng.

3. Cách viết email xin nghỉ việc chuyên nghiệp

Viết một email xin nghỉ việc thực sự không phức tạp, thậm chí đơn giản hơn nhiều so với bạn nghĩ. Hãy coi đó như là một lời tạm biệt bạn gửi đến công việc hiện tại, để chuẩn bị cho giai đoạn tiếp theo trong hành trình sự nghiệp của mình.

Khi viết email xin nghỉ việc, hai từ khóa quan trọng mà bạn cần chú ý là chuyên nghiệp và tôn trọng. Việc thiếu tôn trọng đối với đồng nghiệp và cấp trên hiện tại có thể ảnh hưởng đến mối quan hệ trong tương lai.

Email xin nghỉ việc không nên quá sơ sài hoặc dài dòng. Đây không phải là thời điểm thích hợp để bạn trút bầu tâm sự hoặc phàn nàn về những gì bạn đã trải qua trong thời gian làm việc. Bạn chỉ cần đơn giản thông báo quyết định của mình, lý do và thời gian dự kiến nghỉ việc, như thế là đủ.

Hãy cùng điểm qua những nội dung không thể bỏ qua trong một email xin nghỉ việc tiêu chuẩn dưới đây.

3.1. Đặt tiêu đề 

Trong email xin nghỉ việc, việc đặt tiêu đề là vô cùng quan trọng. Khác với một văn bản thông thường, email xin nghỉ việc không thể thiếu đi phần tiêu đề. Đây chính là điểm nhấn giúp thông báo quyết định của bạn trở nên rõ ràng và chính xác hơn. 

Hãy chọn một tiêu đề ngắn gọn và có thể định dạng in hoa hoặc in đậm nếu cảm thấy cần thiết để làm nổi bật thông điệp của bạn.

3.2. Phần mở đầu

Trước khi bắt đầu phần chính của email, bạn cần có một phần mở đầu lịch sự. Đây là cơ hội để bạn gửi lời chào và tôn trọng đến người nhận thư, dù đó là sếp, người quản lý trực tiếp, phòng nhân sự hoặc quản lý cấp cao. Việc đề tên họ một cách chính xác và lịch sự sẽ tạo ấn tượng tích cực ban đầu.

Dù người nhận là ai, mình nghĩ bạn luôn cần sử dụng ngôn từ lịch sự và tôn trọng. Điều này sẽ giữ cho email của bạn chuyên nghiệp và gây ấn tượng tích cực đến người đọc.

3.3. Lý do xin nghỉ việc 

Mong muốn xin nghỉ việc có thể xuất phát từ nhiều lý do khác nhau như muốn thử thách bản thân trong một môi trường làm việc mới, chuyển nhà, hoàn cảnh gia đình, hoặc tiếp tục việc học, …

Dù lí do là gì, quan trọng là bạn cần hiểu rõ về người sếp của mình và chính sách nghỉ việc của công ty. Bằng cách trình bày một cách hợp lý và chân thành, sẽ tạo điều kiện cho một cuộc trò chuyện thông cảm, giúp quá trình nghỉ việc và chuyển giao công việc tại công ty diễn ra một cách thuận lợi hơn.

3.4. Thông báo về thời gian nghỉ việc

Sau khi thông báo về quyết định nghỉ việc, điều quan trọng tiếp theo là cung cấp thông tin về thời gian dừng làm việc dự kiến.

Việc đề cập đến thời gian nghỉ cụ thể sẽ giúp quản lý có đủ thời gian để sắp xếp công việc và tìm kiếm nhân sự thay thế phù hợp. Đồng thời, điều này cũng thể hiện sự tuân thủ đúng quy định trong Bộ Luật Lao động năm 2019:

• Trong trường hợp ký hợp đồng dưới 12 tháng, việc thông báo nghỉ việc cần được thực hiện trước ít nhất 03 ngày.
• Đối với các hợp đồng có thời hạn từ 12 đến 36 tháng, người nghỉ việc cần thông báo trước ít nhất 30 ngày.
• Đối với hợp đồng lao động vô thời hạn, việc thông báo nghỉ việc cần được thực hiện trước ít nhất 45 ngày.

Nếu công việc đòi hỏi quá nhiều thời gian để bàn giao, bạn cũng có thể đề xuất việc kéo dài thời gian làm việc để hỗ trợ người mới tham gia làm quen với công việc. Hành động này không chỉ giúp tạo ấn tượng tích cực mà còn thể hiện sự trách nhiệm và tôn trọng đối với công ty và đồng nghiệp.

3.5. Báo cáo tình trạng công việc hiện tại

Khi chuẩn bị rời công ty, có thể sẽ còn những nhiệm vụ chưa hoàn thành tại thời điểm viết email xin nghỉ việc. 

Trong tình huống này, hãy cố gắng hoàn thành những công việc còn lại trong khả năng của bạn và cung cấp một báo cáo chi tiết về tình trạng công việc hiện tại. Điều này giúp sếp và các đồng nghiệp nắm rõ tiến độ công việc và có thể tiếp tục quản lý và hoàn thành các nhiệm vụ một cách hiệu quả.

3.6. Lời chào cuối thư

Cuối thư, bạn có thể sử dụng một lời chào kết thúc như một cách để bày tỏ mong muốn tiếp tục duy trì mối quan hệ và liên lạc sau này. Gửi đi những lời chúc tốt đẹp đến công ty và các đồng nghiệp là một cách tinh tế để kết thúc thư. Phần ký tên nên được đặt dưới phần lời chào cuối, giống như các mẫu email thông thường khác.

Xem thêm:

• Hướng dẫn cách viết email cho thầy cô chuẩn và tạo ấn tượng tốt nhất
• Cách viết email phản hồi bằng tiếng Anh chuyên nghiệp nhất
• Cách viết email mời tham gia sự kiện hấp dẫn và ấn tượng
• Cách viết email từ chối nhận việc chuyên nghiệp và tinh tế

4. Những lưu ý khi viết email xin nghỉ việc

Khi viết email xin nghỉ việc, tránh những lỗi thường gặp sau đây để bức thư của bạn trở nên chuyên nghiệp và lịch sự:

• Thẳng thắn về lý do nghỉ việc: Trình bày lý do nghỉ việc một cách trung thực và thẳng thắn, không cần phải tránh né hoặc che giấu.
• Không thể hiện quan điểm tiêu cực về cấp trên, đồng nghiệp: Tránh việc phê phán cấp trên hoặc đồng nghiệp trong email xin nghỉ việc. Hãy giữ ngôn ngữ tích cực và hòa nhã.
• Rà soát lỗi chính tả trước khi gửi: Đảm bảo kiểm tra lỗi chính tả trước khi gửi email để thể hiện sự chuyên nghiệp và chỉn chu của bạn.
• Không gửi email xin nghỉ việc quá muộn: Tuân thủ quy định về thời gian thông báo nghỉ việc để giúp công ty có thể sắp xếp công việc và tìm người thay thế một cách thuận lợi.

5. Các mẫu email xin nghỉ việc chuyên nghiệp

Khi quyết định nghỉ việc, việc viết một email xin nghỉ việc chuyên nghiệp là một phần không thể thiếu. Điều này không chỉ giúp bạn thông báo một cách lịch sự về quyết định của mình mà còn duy trì mối quan hệ tốt đẹp với công ty và đồng nghiệp. 

Dưới đây là một số mẫu email xin nghỉ việc mình đã tổng hợp cho bạn, bạn có thể tham khảo qua.

5.1. Mẫu 1: Email xin nghỉ việc tiêu chuẩn

Kính gửi (Tên người nhận),

Tôi mong bạn đang có một ngày tốt lành.

Tôi viết email này để thông báo rằng tôi muốn xin nghỉ việc từ vị trí của mình tại (Tên công ty). Quyết định này không đến từ một cách đột ngột, mà là kết quả của một quá trình suy nghĩ cẩn thận và tỉnh táo.

Tôi muốn bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến (Tên công ty) và mọi người trong tổ chức đã tạo điều kiện cho tôi để phát triển và học hỏi trong suốt thời gian làm việc ở đây.

Tôi cam kết sẽ hoàn thành mọi nhiệm vụ còn lại và hỗ trợ trong quá trình chuyển giao công việc để đảm bảo sự liên tục trong hoạt động của phòng ban.

Xin vui lòng cho biết cách tiếp nhận tài sản công ty và bất kỳ thủ tục cuối cùng nào tôi cần hoàn thành trước ngày ra đi.

Một lần nữa, tôi xin chân thành cảm ơn và chúc (Tên công ty) thành công trong tương lai.

Trân trọng,

(Tên của bạn)

5.2. Mẫu 2: Email xin nghỉ việc vì vị trí không hợp

Kính gửi (Tên người nhận),

Tôi viết email này để thông báo về quyết định của mình trong việc nghỉ việc tại (Tên công ty), với vị trí (Vị trí công việc).

Sau thời gian làm việc và cân nhắc kỹ lưỡng, tôi nhận ra rằng vị trí này không phản ánh đúng năng lực và mục tiêu sự nghiệp của tôi. Do đó, tôi quyết định từ chối vị trí này để tìm kiếm cơ hội phù hợp hơn.

Tôi xin chân thành cảm ơn (Tên công ty) đã cung cấp cơ hội cho tôi. Tôi rất tiếc về sự bất tiện này và cam kết hoàn thành mọi nhiệm vụ còn lại và hỗ trợ trong quá trình chuyển giao công việc.

Xin chân thành cảm ơn sự hiểu biết và hỗ trợ của mọi người.

Trân trọng,

(Tên của bạn)

5.3. Mẫu 3: Email xin nghỉ việc vì thay đổi nơi sinh sống 

Kính gửi (Tên người nhận),

Tôi viết email này để thông báo về quyết định của mình trong việc nghỉ việc tại (Tên công ty), vị trí (Vị trí công việc).

Tôi xin lỗi vì sự bất tiện và mong rằng thông tin này sẽ được lưu ý. Sau một thời gian xem xét kỹ lưỡng, tôi đã quyết định thay đổi địa điểm sinh sống của mình, điều này đồng nghĩa với việc không thể tiếp tục làm việc tại công ty.

Tôi chân thành cảm ơn (Tên công ty) đã cung cấp cho tôi cơ hội phát triển và kinh nghiệm trong thời gian qua. Tôi cam kết hoàn thành mọi nhiệm vụ còn lại và hỗ trợ trong quá trình chuyển giao công việc.

Rất mong sự thông cảm và chúc (Tên công ty) ngày càng phát triển.

Trân trọng,

(Tên của bạn)

Xem thêm:

• Cách viết email gửi CV xin việc ấn tượng và thu hút nhà tuyển dụng
• Cách viết email xin thực tập chuyên nghiệp kèm mẫu dành cho sinh viên
• Cách viết email từ chối phỏng vấn chuyên nghiệp và kéo léo
• Cách viết mail hỏi kết quả phỏng vấn thật sự khéo léo 

5.4. Mẫu 4: Email xin nghỉ việc vì quay trở lại trường học

Kính gửi (Tên người nhận),

Tôi hy vọng bạn đang có một ngày tốt lành.

Tôi viết email này để thông báo về quyết định của mình trong việc nghỉ việc tại (Tên công ty), vị trí (Vị trí công việc).

Sau một thời gian cân nhắc kỹ lưỡng, tôi đã quyết định quay trở lại trường học để tiếp tục học vấn và phát triển bản thân. Do đó, tôi không thể tiếp tục giữ vị trí tại công ty.

Tôi muốn bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến (Tên công ty) đã cung cấp cho tôi cơ hội làm việc và trải nghiệm quý báu trong thời gian qua. Tôi cam kết hoàn thành mọi nhiệm vụ còn lại và hỗ trợ trong quá trình chuyển giao công việc.

Mong rằng bạn sẽ hiểu và chúc (Tên công ty) ngày càng thành công.

Trân trọng,

(Tên của bạn)

5.5. Mẫu 5: Email xin nghỉ việc đột xuất

Kính gửi (Tên người nhận),

Tôi hy vọng bạn đang có một ngày tốt lành.

Tôi viết email này với sự tiếc nuối để thông báo rằng tôi buộc phải rời khỏi vị trí làm việc của mình tại (Tên công ty) ngay lập tức.

Lý do cho quyết định này là (giải thích lý do đột xuất, ví dụ: vấn đề sức khỏe, gia đình, …). Tôi hy vọng bạn sẽ thông cảm và hiểu được tình hình hiện tại của tôi.

Tôi xin chân thành xin lỗi về bất kỳ sự bất tiện nào gây ra và cam kết hoàn thành mọi nhiệm vụ còn lại trong phạm vi khả năng của mình trong thời gian còn lại.

Một lần nữa, tôi xin lời chào biệt và chúc (Tên công ty) thành công trong tương lai.

Trân trọng,

(Tên của bạn)

6. Kết luận

Trong bài viết trên, mình đã chia sẻ với bạn cách viết email xin nghỉ việc ngắn gọn và chuyên nghiệp nhất để giúp thư của bạn trở nên tinh tế hơn. Mặc dù có thể bạn không tin, nhưng việc nghỉ việc với một thái độ và phong cách đúng mực luôn mang lại kết quả tốt đẹp.

Khi bạn “dứt áo ra đi” với một phong cách chuyên nghiệp thông qua mẫu email xin nghỉ việc ngắn gọn, điều đó sẽ giúp bạn tạo dựng hình ảnh của một người hiểu biết và chuyên nghiệp, đồng thời tạo ra những mối quan hệ quan trọng cho tương lai.

Hy vọng rằng thông qua những điều đã chia sẻ, bạn hiểu rõ hơn về tầm quan trọng của một email xin nghỉ việc và có thể áp dụng mẫu email phù hợp với bản thân. Chúc bạn có một hành trình xin nghỉ việc suôn sẻ và thành công.

Nếu bạn còn điều gì thắc mắc, hãy để lại bình luận bên dưới bài viết. Mình và đội ngũ biên tập viên tại IELTS Vietop sẵn sàng hỗ trợ giải đáp tất tần tật cho bạn.