Cách viết email từ chối nhận việc chuyên nghiệp và tinh tế

Khi bạn nhận được một đề nghị làm việc, không phải lúc nào bạn cũng sẵn lòng chấp nhận nó. Có nhiều yếu tố có thể ảnh hưởng đến quyết định của bạn như mức lương, cơ hội việc làm khác hấp dẫn hơn hoặc không hài lòng với môi trường làm việc, …

Dù lý do là gì, im lặng và không trả lời nhà tuyển dụng không phải là cách hành xử chuyên nghiệp. Thay vào đó, việc viết email từ chối một cách rõ ràng và lịch sự là cách tốt nhất để thể hiện sự tôn trọng với nhà tuyển dụng.

Vậy làm thế nào để viết một email từ chối một cách tinh tế mà không làm mất lòng nhà tuyển dụng? Dưới đây, mình sẽ cùng bạn tìm hiểu cách viết email từ chối nhận việc khéo léo cùng một số mẫu email từ chối offer mà bạn có thể tham khảo.

Cùng bắt đầu ngay nhé!

Nội dung quan trọng

– Email từ chối offer được dùng khi ứng viên từ chối một lời mời làm việc từ nhà tuyển dụng. – Cần gửi email từ chối nhận việc vì: Tôn trọng và duy trì mối quan hệ với nhà tuyển dụng, tạo ấn tượng chuyên nghiệp, giúp nhà tuyển dụng lên kế hoạch hiệu quả. – Thời điểm phù hợp nhất để từ chối nhận việc là trước khi bạn ký hợp đồng lao động. Đây là khi công ty gửi lời mời và bạn có quyền quyết định liệu bạn muốn chấp nhận hay từ chối. – Cách viết email từ chối nhận việc khéo léo:  + Tiêu đề email (họ và tên của ứng viên + vị trí công việc mà họ được mời tham gia). + Nội dung email (thể hiện sự biết ơn, đưa ra lý do ngắn gọn, cung cấp nội dung muốn phản hồi, để ngỏ những cơ hội, giới thiệu ứng viên tiềm năng khác). – Các mẫu email từ chối nhận việc thường gặp: Mẫu email từ chối nhận việc khi đã nhận việc khác, email từ chối công việc để tiếp tục công việc hiện tại, … – Lưu ý khi viết thư từ chối nhận việc: Chắc chắn quyết định trước khi từ chối, trình bày nội dung email ngắn gọn, phản hồi càng sớm càng tốt.

1. Tầm quan trọng của việc viết email từ chối nhận việc

Email từ chối offer được dùng khi ứng viên từ chối một lời mời làm việc từ nhà tuyển dụng. Tuy nhiên, nhiều bạn lại chọn cách im lặng và chỉ thông báo quyết định của mình khi HR gọi xác nhận việc. Hành động này không chỉ làm mất điểm trong mắt nhà tuyển dụng mà còn cắt đứt cơ hội cho bản thân trong tương lai. 

Vậy tại sao lại cần phải viết thư từ chối offer? Dưới đây là một số lý do bạn nên xem xét:

• Tôn trọng và duy trì mối quan hệ: Việc gửi email từ chối nhận việc thể hiện sự tôn trọng đối với thời gian và công sức mà nhà tuyển dụng đã dành cho quá trình tuyển dụng. Đồng thời, điều này giúp duy trì mối quan hệ tích cực với nhà tuyển dụng trong tương lai.
• Tạo ấn tượng chuyên nghiệp: Một email từ chối nhận việc được viết một cách lịch sự, chuyên nghiệp sẽ giữ cho hình ảnh cá nhân của ứng viên không bị ảnh hưởng. Điều này có thể mở ra các cơ hội tương lai với nhà tuyển dụng hoặc trong ngành nghề tương tự.
• Giúp nhà tuyển dụng lên kế hoạch: Bằng cách thông báo từ chối một cách sớm, nhà tuyển dụng có thể tổ chức lại kế hoạch tuyển dụng của họ một cách hiệu quả hơn, giảm thiểu thời gian và tài nguyên phát sinh.

2. Thời điểm thích hợp để viết email từ chối nhận việc là khi nào?

Thời điểm phù hợp nhất để từ chối nhận việc là trước khi bạn ký hợp đồng lao động. Đây là khi công ty gửi lời mời và bạn có quyền quyết định liệu bạn muốn chấp nhận hay từ chối.

Trước khi đưa ra quyết định, hãy cân nhắc kỹ lưỡng lý do bạn muốn từ chối. Đảm bảo rằng quyết định của bạn được đưa ra sau khi suy nghĩ kỹ lưỡng và không phụ thuộc vào cảm xúc ngắn hạn, tránh trường hợp hối hận sau này.

Ngoài ra, cũng có trường hợp bạn phải từ chối sau khi đã đồng ý lời mời hoặc ký hợp đồng lao động. Trong trường hợp này, bạn cần kiểm tra thư mời hoặc hợp đồng để đảm bảo không vi phạm điều khoản nào. Nếu phát hiện có vấn đề, bạn nên tìm kiếm sự tư vấn từ luật sư, chuyên gia tuyển dụng hoặc nhân sự của công ty để hiểu rõ về tình hình.

Tuy nhiên, điều quan trọng nhất là cố gắng tránh rơi vào tình huống này từ đầu bằng cách suy nghĩ kỹ lưỡng trước khi đồng ý lời mời làm việc.

3. Cách viết email từ chối nhận việc khéo léo

Hiện nay, phần lớn các nhà tuyển dụng thường giao tiếp với ứng viên thông qua email thay vì cuộc gọi điện. Do đó, bạn nên gửi thư từ chối nhận việc thông qua email trực tiếp cho nhà tuyển dụng. 

Dưới đây, mình sẽ gửi đến bạn cách viết email từ chối nhận việc một cách khéo léo, một email từ chối offer thông minh và chuyên nghiệp cần bao gồm các yếu tố sau:

3.1. Tiêu đề email

Làm thế nào để viết email từ chối offer một cách khéo léo? Đầu tiên, bạn cần chú ý đến tiêu đề của email. Không nên viết một cách rõ ràng là “Thư từ chối offer” hoặc “Thư từ chối nhận việc”, vì cách này không thể hiện sự khéo léo và tinh tế. Thay vào đó, ứng viên chỉ cần sử dụng cú pháp sau cho tiêu đề: Họ và tên của ứng viên + Vị trí công việc mà họ được mời tham gia.

3.2. Nội dung email

Tiếp đến phần nội dung email, bạn nên trình bày đầy đủ những nội dung sau:

3.2.1. Thể hiện sự biết ơn 

Thể hiện lòng biết ơn với công ty về cơ hội mà họ đã mang lại cho bạn là điều quan trọng. Có một câu tục ngữ của ông bà ta thường nói: “Ăn quả nhớ kẻ trồng cây”, mặc dù quả vẫn chưa đến lúc thu hoạch, tuy nhiên, việc gửi lời cảm ơn là cách để đánh giá cao thời gian quý báu mà công ty đã dành để tạo điều kiện cho cả hai bên.

Chắc chắn bạn hiểu rằng, giữa hàng ngàn hồ sơ, việc lựa chọn và nghiên cứu về ứng viên cũng là một nỗ lực của bộ phận tuyển dụng phải không nào? Vì vậy, gửi đến họ một lời cảm ơn chân thành trong email từ chối nhận việc là không thể thiếu.

3.2.2. Đưa ra lý do ngắn gọn

Sau khi đã bày tỏ lòng biết ơn, bước tiếp theo mà bạn cần làm là đưa ra lý do. Bạn hoàn toàn có thể chọn những lý do ngắn gọn, hợp lý mà vẫn giữ được lòng tôn trọng từ phía doanh nghiệp.

Dưới đây là một số lý do phổ biến mà bạn có thể xem xét: Nhận được lời mời tốt hơn từ nơi khác, địa điểm làm việc xa nhà, không phù hợp với hướng đi nghề nghiệp của bạn, …

3.2.3. Cung cấp nội dung muốn phản hồi

Ngoài ra, bạn cũng có thể chia sẻ một số phản hồi nhỏ nhặt từ quá trình ứng tuyển của bạn đến công ty. Đây có thể là những nhận xét, khen ngợi hoặc thậm chí là góp ý về những điểm cần cải thiện trong quá trình tuyển dụng của công ty. Mặc dù những phản hồi này có thể nhỏ nhưng doanh nghiệp sẽ rất đánh giá cao điều này.

3.2.4. Để ngỏ những cơ hội

Sau khi từ chối lời mời làm việc, bạn đừng tự đóng kín cánh cửa kết nối với nhà tuyển dụng ngay lập tức. Lý do là rất đơn giản cơ hội luôn đến và đi và có thể bạn sẽ cần đến họ trong tương lai. 

Vì vậy, đừng quá vội vàng rút lui và từ bỏ mọi cơ hội tiềm năng chỉ vì một quyết định ngắn hạn. Bằng cách duy trì một mối liên hệ tích cực, bạn có thể mở ra những cơ hội mới và tạo ra một mạng lưới mối quan hệ có giá trị trong sự nghiệp của mình.

3.2.5. Giới thiệu ứng viên tiềm năng khác

Khi từ chối lời mời làm việc, việc giới thiệu một ứng viên tiềm năng khác có thể là một cách thông minh để tạo ra một ấn tượng tích cực. Bằng cách này, bạn không chỉ cho thấy sự tôn trọng và lòng biết ơn đối với cơ hội mà nhà tuyển dụng đã cung cấp, mà còn cho họ thấy bạn vẫn quan tâm đến sự phát triển của công ty và muốn đóng góp vào quá trình tuyển dụng. 

Đồng thời, việc giới thiệu một ứng viên tiềm năng khác cũng có thể giúp mở rộng mạng lưới liên kết của bạn và tạo ra một mối quan hệ tích cực với nhà tuyển dụng, có thể dẫn đến các cơ hội hợp tác trong tương lai.

Xem thêm:

• Hướng dẫn cách viết email cho thầy cô chuẩn và tạo ấn tượng tốt nhất
• Cách viết email phản hồi bằng tiếng Anh chuyên nghiệp nhất
• Cách viết email mời tham gia sự kiện hấp dẫn và ấn tượng
• Cách viết mail hỏi kết quả phỏng vấn thật sự khéo léo 

4. Các mẫu thư từ chối nhận việc chuyên nghiệp

Khi từ chối một lời mời làm việc, việc viết email từ chối một cách chuyên nghiệp là một phần quan trọng. Việc này không chỉ giúp bạn giữ được mối quan hệ tích cực với nhà tuyển dụng mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp và tôn trọng đối với thời gian và công sức mà họ đã bỏ ra. 

Dưới đây là một số mẫu thư từ chối nhận việc khéo léo mà bạn có thể tham khảo để sử dụng trong quá trình xin việc.

4.1. Mẫu email từ chối khi đã nhận việc khác

Kính gửi Ban Tuyển dụng của Công ty (Tên công ty),

Tôi là (Tên của bạn), tôi rất trân trọng đã nhận được lời mời tham gia vị trí Content SEO từ Quý công ty vào ngày 15/04/2024. Trước hết, tôi xin gửi lời biết ơn chân thành đến Quý công ty vì đã dành thời gian phỏng vấn và tạo điều kiện việc làm cho tôi.

Tuy nhiên, tôi xin chân thành xin lỗi và cảm thấy rất tiếc khi không thể chấp nhận cơ hội này. Sau khi suy nghĩ kỹ lưỡng, tôi nhận ra rằng công việc này không phù hợp với hướng đi nghề nghiệp và mục tiêu cá nhân của tôi. Mong rằng Quý công ty sẽ thông cảm và hiểu cho quyết định của tôi.

Một lần nữa, tôi muốn bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến nhà tuyển dụng và xin lỗi về sự không thuận lợi của quyết định này. Tôi hy vọng rằng Quý công ty sẽ sớm tìm được ứng viên phù hợp cho vị trí Content SEO.

Hy vọng chúng ta sẽ có cơ hội hợp tác và phát triển cùng nhau trong tương lai!

Trân trọng,

(Tên của bạn)

4.2. Mẫu email từ chối công việc để tiếp tục công việc hiện tại

Kính gửi Anh/ Chị (Tên người liên hệ),

Tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành về lời đề nghị vị trí (Tên vị trí công việc) tại công ty của Anh/ Chị. Tôi rất trân trọng thời gian Anh/ Chị đã dành để xem xét hồ sơ của tôi và gửi lời mời làm việc.

Mặc dù rất vinh dự và hạnh phúc với cơ hội được Anh/ Chị đề xuất, tuy nhiên sau khi xem xét kỹ lưỡng, tôi quyết định từ chối để tiếp tục gắn bó với công việc hiện tại.

Tôi hiểu rằng quyết định này có thể gây ra sự bất tiện cho quy trình tuyển dụng của Anh/ Chị, và tôi xin chân thành xin lỗi về điều này. Tôi mong rằng Anh/ Chị sẽ hiểu và tìm được ứng viên phù hợp cho vị trí này.

Một lần nữa, tôi xin chân thành gửi lời biết ơn sâu sắc đến Anh/ Chị và mong rằng dự án của Anh/ Chị sẽ tiếp tục phát triển thành công.

Trân trọng,

(Tên của bạn)

4.3. Mẫu email từ chối khi nhận thấy công việc không hợp

Kính gửi Anh/ Chị (Tên người liên hệ),

Tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành về lời mời tham gia vị trí (Tên vị trí công việc) tại công ty của Anh/ Chị. Tôi rất trân trọng thời gian Anh/ Chị đã dành để xem xét hồ sơ của tôi và gửi lời mời làm việc.

Tuy nhiên, sau khi xem xét, tôi nhận thấy rằng vị trí này không phù hợp với hướng đi nghề nghiệp của tôi. Tôi tin tưởng rằng (Tên người bạn) có thể là một ứng viên phù hợp hơn cho vị trí này và tôi đã giới thiệu Anh/ Chị với anh ấy.

Tôi xin chân thành xin lỗi về sự bất tiện mà quyết định này có thể gây ra và rất đánh giá cao cơ hội được tham gia quá trình tuyển dụng của Anh/ Chị.

Trân trọng,

(Tên của bạn)

4.4. Mẫu email từ chối khi lương không thỏa đáng

Kính gửi Ban Tuyển dụng của Công ty (Tên công ty),

Tôi là (Tên của bạn), và tôi vừa nhận được lời mời tham gia vị trí nhân viên SEO tại Công ty (Tên công ty). Tôi rất trân trọng sự quan tâm và lời đề nghị của công ty, tuy nhiên sau khi suy nghĩ kỹ lưỡng, tôi không thể chấp nhận offer này.

Sau một thời gian xem xét, tôi nhận thấy rằng mức lương được đề xuất cho vị trí này chưa phản ánh đúng giá trị và mong đợi của tôi. Vì vậy, tôi phải tiếc nuối từ chối lời mời nhận việc từ Công ty (Tên công ty). Tôi hy vọng công ty sẽ hiểu và sớm tìm được ứng viên phù hợp.

Tôi xin chân thành biết ơn sự quan tâm của Công ty (Tên công ty) đối với hồ sơ của tôi và thời gian quý báu mà công ty đã dành để phỏng vấn và gửi lời mời. Hi vọng sẽ có cơ hội hợp tác trong tương lai và chúc Công ty (Tên công ty) ngày càng phát triển mạnh mẽ.

Trân trọng,

(Tên của bạn)

4.5. Mẫu email từ chối khi văn hóa công ty không phù hợp

Kính gửi Ban Tuyển dụng của Công ty (Tên công ty),

Tôi là (Tên của bạn), và tôi đã nhận được lời mời tham gia vào vị trí (Tên vị trí công việc) tại Công ty (Tên công ty). Tôi muốn bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến Công ty (Tên công ty) vì đã dành thời gian xem xét hồ sơ của tôi và gửi lời mời làm việc.

Tuy nhiên, sau khi nghiên cứu và tìm hiểu về văn hóa công ty của (Tên công ty), tôi phát hiện rằng có một số khác biệt quan trọng giữa giá trị cá nhân của tôi và văn hóa của công ty. Vì lý do này, tôi cảm thấy không phù hợp để tiếp tục quá trình tuyển dụng.

Tôi rất tiếc phải từ chối lời mời này, và tôi hy vọng bạn và Công ty (Tên công ty) sẽ hiểu và tìm được ứng viên phù hợp nhất cho vị trí này.

Xin chân thành cảm ơn sự quan tâm của bạn và cơ hội được tham gia quá trình tuyển dụng. Chúc Công ty (Tên công ty) thành công trong các dự án tương lai.

Trân trọng,

(Tên của bạn)

Xem thêm:

• Cách viết email gửi CV xin việc ấn tượng và thu hút nhà tuyển dụng
• Cách viết email xin thực tập chuyên nghiệp kèm mẫu dành cho sinh viên
• Cách viết email từ chối phỏng vấn chuyên nghiệp và kéo léo

5. Những lưu ý khi viết thư từ chối nhận việc bạn cần biết

Khi từ chối một offer, có một số điều quan trọng mà ứng viên cần nhớ. Điều này không chỉ thể hiện sự chuyên nghiệp của bạn mà còn giữ cho mối quan hệ với nhà tuyển dụng được duy trì một cách tích cực.

5.1. Hãy chắc chắn quyết định trước khi từ chối

Trước khi quyết định từ chối một cơ hội việc làm, hãy suy nghĩ kỹ lưỡng vì quyết định này có thể là quyết định cuối cùng của bạn đối với vị trí đó. Thay đổi ý kiến sau khi đã gửi thư từ chối có thể gây ảnh hưởng đến danh tiếng của bạn và thậm chí làm mất cơ hội được mời làm việc. Hãy cân nhắc kỹ lưỡng trước khi đưa ra quyết định cuối cùng và gửi thư từ chối.

5.2. Trình bày nội dung email ngắn gọn, không lan man

Viết thư từ chối việc cần sự tập trung vào trọng tâm của vấn đề. Nhà tuyển dụng thường có ít thời gian, do đó, thư cần ngắn gọn và súc tích. Để đạt được điều này, bạn cần dành thời gian và tập trung vào việc viết một thư chất lượng để đảm bảo hiệu quả trong việc truyền đạt ý kiến của mình.

5.3. Phản hồi email càng sớm càng tốt

Sau khi đã đưa ra quyết định từ chối một cơ hội việc làm, độ trễ trong việc phản hồi có thể làm ảnh hưởng đến quá trình tuyển dụng và làm mất thời gian của nhà tuyển dụng. Do đó, quan trọng nhất là phản hồi sớm nhất có thể. 

Gửi email từ chối ngay khi quyết định đã được đưa ra không chỉ giúp nhà tuyển dụng tiết kiệm thời gian mà còn giúp họ có thể tìm kiếm và xem xét các ứng viên khác một cách hiệu quả. Hành động này cũng cho thấy sự chuyên nghiệp và tôn trọng đối với thời gian của nhà tuyển dụng, làm tăng khả năng để bạn ghi điểm trong mắt họ.

6. Kết luận

Những chia sẻ của mình trong bài viết trên hy vọng sẽ mang lại cho bạn những thông tin hữu ích về cách viết thư từ chối nhận việc. Tuy nhiên, đừng quên rằng, quyết định từ chối một cơ hội việc làm là một quyết định quan trọng và cần phải được suy nghĩ kỹ lưỡng.

Từ chối lời mời làm việc là một tình huống yêu cầu sự khéo léo, lịch sự và chuyên nghiệp. Nếu không được xử lý đúng cách, có thể dẫn đến mất mát cơ hội việc làm trong tương lai. Khi viết bất kỳ email từ chối công việc nào, hãy tuân thủ nguyên tắc cơ bản: Thể hiện sự cảm kích, trình bày lý do từ chối và bày tỏ lòng biết ơn đến nhà tuyển dụng.

Hy vọng những thông tin mình vừa chia sẻ sẽ giúp bạn biết cách từ chối một lời mời làm việc một cách khéo léo và tránh mất điểm trong mắt nhà tuyển dụng. 

Nếu bạn còn bất kỳ thắc mắc nào về bài viết trên, hãy để lại bình luận bên dưới phần comment. Đội ngũ biên tập viên tại IELTS Vietop luôn sẵn sàng hỗ trợ, giải đáp mọi vấn đề cho bạn.