Cách viết email phản hồi bằng tiếng Anh chuyên nghiệp nhất

Mỗi ngày, một nhân viên văn phòng phải xử lý rất nhiều email từ khách hàng, đối tác, nhân viên, … Do đó, kỹ năng viết email chuẩn chỉnh trở thành một yếu tố quan trọng không thể thiếu đối với họ. Vậy làm sao để viết email phản hồi bằng tiếng Anh một cách chuyên nghiệp và tạo ra ấn tượng tích cực với người nhận. 

Trong bài viết dưới đây, mình sẽ cùng bạn tìm hiểu cách viết email phản hồi bằng tiếng Anh một cách chuyên nghiệp thông qua các nội dung sau:

• Tìm hiểu về cấu trúc của một email phản hồi.
• Cách viết email phản hồi chuyên nghiệp trong các tình huống phổ biến.
• Những lưu ý quan trọng khi viết email phản hồi.

Cùng bắt đầu ngay nào!

Nội dung quan trọng

– Một email phản hồi gồm 4 phần chính: Tiêu đề, phần mở đầu, phần thân và phần kết email.  – Tùy theo mục đích viết email và đối tượng nhận email mà có thể sử dụng ngôn ngữ tương ứng sao cho phù hợp. – Các trường hợp cần viết email phản hồi bằng tiếng Anh gồm: Phản hồi với khách hàng về sản phẩm, phản hồi khi từ chối một cuộc họp, phản hồi khi ứng viên gửi CV apply, phản hồi khi trả lời kết quả phỏng vấn, … – Những lưu ý quan trọng khi viết email phản hồi: Phản hồi kịp thời, chủ đề rõ ràng và nội dung đầy đủ, lựa chọn ngôn từ phù hợp, lịch sự, kiểm tra lại nội dung trước khi gửi email.

1. Cấu trúc một email phản hồi bằng tiếng Anh chuẩn

Trong việc viết email phản hồi, mình nghĩ rằng bạn cần tuân theo các quy tắc chung của việc viết email để nội dung của bạn thật chuyên nghiệp. Email phản hồi bằng tiếng Anh sẽ bao gồm 4 phần sau: Phần tiêu đề, phần mở đầu, phần thân và phần kết.

Phần tiêu đề:

Dòng chủ đề phải phục vụ hai mục đích chính: Cung cấp thông tin về nội dung của email họ đã gửi và thông báo rằng yêu cầu của họ sẽ được xử lý sớm.

Phần mở đầu:

Ở phần này đơn giản là để gửi lời chào đến người nhận email của bạn. Tùy thuộc vào mức độ quen thuộc với người nhận, bạn sẽ sử dụng các cách chào khác nhau:

Ví dụ:

• Hello Mr. Smith,
• Dear Mr. Potter,

Lưu ý: Bạn có thể sử dụng “Hello” với tình huống bạn bè, đồng nghiệp, cấp dưới, sếp thân thiết. “Dear” thường được sử dụng với khách hàng, sếp, đồng nghiệp, …

Phần thân:

Ở phần này, bạn cần truyền đạt rõ ràng lý do tại sao bạn gửi email này. Nội dung của phần này phụ thuộc vào nội dung của email mà người nhận đã viết trong email cuối cùng của họ.

Nếu họ đã hỏi hoặc yêu cầu nhiều hơn một điều, hãy trả lời từng câu hỏi trong một đoạn văn riêng biệt để người nhận có thể dễ dàng nắm bắt câu trả lời của bạn.

Phần kết:

Phần này là nơi bạn cần gửi lời cảm ơn người nhận. “Thank you” là cụm từ thường xuyên được sử dụng trong hầu hết các email phản hồi tiếng Anh. Một số từ như “Thanks for the email!” cũng đủ lịch sự để có thể thay thế “Thank you“.

Bạn cũng có thể viết một câu cảm ơn và một câu kết khác như “Kind Regards“, “Best Regards“, … tùy thuộc vào người nhận. Để chọn từ ngữ kết thúc email phù hợp với mỗi tình huống, bạn hãy xem xét mối quan hệ của bạn và người nhận email để kết thúc một cách chuẩn chỉnh.

2. Cách viết email phản hồi bằng tiếng Anh cho các tình huống thường gặp

Vừa rồi, mình và bạn đã tìm hiểu qua về cấu trúc của một email phản hồi bằng tiếng Anh. Để thể hiện sự chuyên nghiệp trong email này, bạn hãy nhờ đảm bảo các yếu tố trên trong các phần của email.

Dưới đây, mình đã giúp bạn tổng hợp các mẫu phản hồi email trong các trường hợp phổ biến nhất, bạn có thể xem qua để chọn ra mẫu email phù hợp để sử dụng.

2.1. Phản hồi email bằng tiếng Anh về thông tin sản phẩm, dịch vụ

Dear Mrs. Amber,

Thank you for reaching out regarding Apple Stores. Attached, you will find some literature about our products, including those in the alpha development stage. Additionally, I have provided a sample username and password for you to explore the products that interest you.

Feel free to contact me if you have any more questions. I would be delighted to welcome you as a customer.

Best regards,

Amethyst.

Dịch nghĩa: 

Thưa bà Amber,

Cảm ơn bạn đã liên hệ về Apple Store. Trong tệp đính kèm, bạn sẽ tìm thấy một số tài liệu về các sản phẩm của chúng tôi, bao gồm cả những sản phẩm đang trong giai đoạn phát triển alpha. Ngoài ra, tôi đã cung cấp tên người dùng và mật khẩu mẫu để bạn khám phá các sản phẩm mà bạn quan tâm.

Hãy liên hệ với tôi nếu bạn có thêm bất kỳ câu hỏi nào. Tôi sẽ rất vui mừng được chào đón bạn như một khách hàng.

Trân trọng,

Amethyst.

2.2. Phản hồi email bằng tiếng Anh khi khách hàng yêu cầu về sản phẩm mẫu

Dear Mr. Beryl,

I’ve enclosed five samples of my original designs with this email. The sixth attachment contains a list of designs on which I collaborated with other designers, along with their respective locations (URLs) on the Internet.

Thank you for giving me the opportunity to share these samples with you. I look forward to participating in the upcoming competition and introducing my services to your team.

Please don’t hesitate to reach out if you require any additional information.

Best regards,

Dịch nghĩa:

Thưa ông Beryl,

Tôi đã gửi kèm theo email này năm mẫu thiết kế ban đầu của mình. Tệp đính kèm thứ sáu chứa danh sách các thiết kế mà tôi đã cộng tác với các nhà thiết kế khác, cùng với các vị trí (URL) tương ứng của họ trên Internet.

Cảm ơn bạn đã cho tôi cơ hội được chia sẻ những mẫu này với bạn. Tôi rất mong được tham gia cuộc thi sắp tới và giới thiệu dịch vụ của mình với nhóm của bạn.

Vui lòng liên hệ nếu bạn cần thêm thông tin.

Trân trọng,

2.3. Viết email phản hồi bằng tiếng Anh để từ chối một cuộc họp

Dear Mr. Brick,

I appreciate your offer to appoint me as a minister in your church branch in Hanoi. However, I must respectfully decline the position.

I wish you all the best in Hanoi.

Sincerely,

Bruno.

Dịch nghĩa: 

Thưa ông Beryl,

Tôi đã gửi kèm theo email này năm mẫu thiết kế ban đầu của mình. Tệp đính kèm thứ sáu chứa danh sách các thiết kế mà tôi đã cộng tác với các nhà thiết kế khác, cùng với các địa chỉ (URL) tương ứng của họ trên Internet.

Cảm ơn bạn đã cho tôi cơ hội được chia sẻ những mẫu này với bạn. Tôi rất mong được tham gia cuộc thi sắp tới và giới thiệu dịch vụ của mình với nhóm của bạn.

Vui lòng liên hệ nếu bạn cần thêm thông tin.

Trân trọng,

Xem thêm:

• Cách viết email gửi CV xin việc ấn tượng và thu hút nhà tuyển dụng
• Cách viết mail nhờ giúp đỡ chuyên nghiệp và khéo léo
• Cách viết email mời tham gia sự kiện hấp dẫn và ấn tượng
• Cách viết mail hỏi kết quả phỏng vấn thật sự khéo léo 

2.4. Cách viết email phản hồi tiếng Anh sau khi ứng viên gửi CV apply

Dear Mr. Fawn,

Thank you for your interest in the position at our company and for submitting your design samples. I have carefully reviewed your work and reflected on the concerns you raised during our previous conversation, particularly regarding your hesitation to create new design samples for our assessment. Since then, I have received design samples from over ten other candidates, which have contributed to the decision-making process.

After thorough consideration, I have determined that the samples you provided are insufficient for me to make a definitive judgment. As a result, we have appointed a new Chief Designer for our company. However, I would be open to the possibility of collaborating with you on a contractual basis if you are interested.

Once again, thank you, Frank, for your interest in our company.

Warm regards,

Dịch nghĩa:

Thưa ông Fawn,

Cảm ơn bạn đã quan tâm đến vị trí tuyển dụng tại công ty chúng tôi và gửi mẫu thiết kế của mình. Tôi đã xem xét cẩn thận công việc của bạn và phản ánh những lo ngại mà bạn nêu ra trong cuộc trò chuyện trước đây của chúng ta, đặc biệt là về sự do dự của bạn trong việc tạo các mẫu thiết kế mới để chúng tôi đánh giá. Kể từ đó, tôi đã nhận được các mẫu thiết kế từ hơn 10 ứng viên khác, những mẫu này đã góp phần vào quá trình ra quyết định.

Sau khi cân nhắc kỹ lưỡng, tôi xác định rằng các mẫu bạn cung cấp không đủ để tôi đưa ra nhận định dứt khoát. Do đó, chúng tôi đã bổ nhiệm một Nhà thiết kế trưởng mới cho công ty của mình. Tuy nhiên, tôi sẵn sàng hợp tác với bạn trên cơ sở hợp đồng nếu bạn quan tâm.

Một lần nữa, xin cảm ơn Frank vì đã quan tâm đến công ty chúng tôi.

Trân trọng kính chào,

2.5. Viết email phản hồi bằng tiếng Anh khi trả lời kết quả nộp đơn xin việc của ứng viên

Dear Mr. An,

Thank you for applying to join our team of writers at abc.com. We sincerely appreciate your interest in contributing to our platform.

Your application has been duly noted and will be kept on file for future reference. Currently, all sections are fully staffed, and our current writers are performing admirably. Rest assured, we will reach out to you promptly once a suitable opening becomes available.

Please feel free to inform us if you wish to withdraw your application for any reason.

Best regards,

Dịch nghĩa:

Thưa ông An,

Cảm ơn bạn đã đăng ký tham gia nhóm nhà văn của chúng tôi tại abc.com. Chúng tôi chân thành đánh giá cao sự quan tâm của bạn trong việc đóng góp cho nền tảng của chúng tôi.

Đơn đăng ký của bạn đã được ghi chú hợp lệ và sẽ được lưu trong hồ sơ để tham khảo trong tương lai. Hiện tại, tất cả các bộ phận đều đã có đầy đủ nhân sự và các nhà văn hiện tại của chúng tôi đang hoạt động rất đáng ngưỡng mộ. Hãy yên tâm, chúng tôi sẽ liên hệ với bạn ngay khi có cơ hội phù hợp.

Vui lòng thông báo cho chúng tôi nếu bạn muốn rút đơn đăng ký vì bất kỳ lý do gì.

Trân trọng,

2.6. Viết email phản hồi khách hàng về đơn hàng

Dear Mr. Flynn,

Thank you for placing an order for 20 DVDs. We will dispatch them within the next 3 days.

Before we proceed with the shipment, we require your preference regarding the packaging. Please visit your order page to make your selection. Should you have any inquiries, please do not hesitate to contact us at +5643035345876. Our customer service team will be on hand to assist you promptly.

Once again, thank you for your order. We eagerly await your final instructions.

Best regards,

Gray.

Dịch nghĩa:

Thưa ông Flynn,

Cảm ơn bạn đã đặt hàng 20 DVD. Chúng tôi sẽ gửi chúng trong vòng 3 ngày tới.

Trước khi tiến hành vận chuyển, chúng tôi yêu cầu bạn ưu tiên về bao bì. Vui lòng truy cập trang đặt hàng của bạn để thực hiện lựa chọn của bạn. Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc nào, xin vui lòng liên hệ với chúng tôi theo số +5643035345876. Đội ngũ dịch vụ khách hàng của chúng tôi sẽ có mặt để hỗ trợ bạn kịp thời.

Một lần nữa, cảm ơn bạn đã đặt hàng. Chúng tôi háo hức chờ đợi hướng dẫn cuối cùng của bạn.

Trân trọng,

Gray.

2.7. Viết email trả lời thư mời phỏng vấn

Dear Ms. Crystal,

I appreciate the opportunity to be considered for the Social Media Manager position at XYZ Company. As requested, I will reach out to you tomorrow afternoon to schedule an interview.

I am eager to discuss the role further. Please feel free to inform me if there is any additional information I can provide beforehand.

Warm regards,

Gwen

Dịch nghĩa:

Thưa cô Crystal,

Tôi đánh giá cao cơ hội được xem xét vào vị trí Giám đốc truyền thông xã hội tại Công ty XYZ. Theo yêu cầu, chiều mai tôi sẽ liên hệ với bạn để đặt lịch phỏng vấn.

Tôi háo hức được thảo luận thêm về vai trò này. Vui lòng thông báo cho tôi nếu có bất kỳ thông tin bổ sung nào tôi có thể cung cấp trước.

Trân trọng kính chào,

Gwen

2.8. Viết email bằng tiếng Anh phản hồi thư mời nhận việc

Dear (Hiring Manager or Supervisor’s Name),

I am writing to formally accept the offered position as (position) with (company). I appreciate the opportunity and am eager to contribute my skills to the role.

As outlined in the offer letter and discussed during our previous conversation, I accept the starting salary of (offered salary) along with the associated benefits package.

I am excited to start working and to meet the team on (start date). Should you require any further information from me before then, please do not hesitate to reach out. You can contact me by phone at (your phone number) or via email at (your email address).

Thank you once again for entrusting me with this opportunity to contribute to the team.

Sincerely,

(Your Name)

Dịch nghĩa:

Kính gửi (Tên người quản lý tuyển dụng hoặc người giám sát),

Tôi viết thư này để chính thức chấp nhận vị trí được đề nghị là (vị trí) với (công ty). Tôi đánh giá cao cơ hội và mong muốn đóng góp kỹ năng của mình cho vai trò này.

Như đã nêu trong thư mời làm việc và đã thảo luận trong cuộc trò chuyện trước đây của chúng ta, tôi chấp nhận mức lương khởi điểm là (mức lương đề nghị) cùng với gói phúc lợi đi kèm.

Tôi rất vui mừng được bắt đầu làm việc và gặp nhóm vào (ngày bắt đầu). Nếu bạn cần thêm bất kỳ thông tin nào từ tôi trước đó, xin vui lòng liên hệ. Bạn có thể liên hệ với tôi qua số điện thoại tại (số điện thoại của bạn) hoặc qua email tại (địa chỉ email của bạn).

Cảm ơn bạn một lần nữa vì đã giao phó cho tôi cơ hội đóng góp cho nhóm.

Trân trọng,

(Tên của bạn)

2.9. Viết email phản hồi khi khách hàng phàn nàn

Dear (First name),

I apologize deeply for the delay in receiving your order. I understand how frustrating this situation must be for you.

I have tracked the package through (carrier), and it is currently showing as “(status)“. If you wish to monitor its progress, you can use the following link: (link)

Please reach out to me directly if your order does not arrive within (time frame). In the meantime, I will make every effort to locate your package.

Once again, (First name), I extend my sincerest apologies for any inconvenience caused.

Warm regards,

(Agent first name)

Dịch nghĩa:

Kính gửi (Tên),

Tôi xin lỗi sâu sắc vì sự chậm trễ trong việc nhận được đơn đặt hàng của bạn. Tôi hiểu tình huống này hẳn khiến bạn khó chịu đến mức nào.

Tôi đã theo dõi gói hàng thông qua (nhà cung cấp dịch vụ) và gói hàng hiện đang hiển thị là “(trạng thái)”. Nếu bạn muốn theo dõi tiến trình của nó, bạn có thể sử dụng liên kết sau: (link)

Vui lòng liên hệ trực tiếp với tôi nếu đơn đặt hàng của bạn không đến trong (khung thời gian). Trong thời gian chờ đợi, tôi sẽ cố gắng hết sức để xác định vị trí gói hàng của bạn.

Một lần nữa, (Tên), tôi gửi lời xin lỗi chân thành nhất vì bất kỳ sự bất tiện nào gây ra.

Trân trọng kính chào,

(Tên công ty)

Xem thêm:

• Hướng dẫn cách viết email cho thầy cô chuẩn và tạo ấn tượng tốt nhất
• Cách viết email từ chối nhận việc chuyên nghiệp và tinh tế
• Hướng dẫn cách viết email xin nghỉ việc khéo léo

3. Những lưu ý quan trọng khi viết email phản hồi mà bạn cần biết

Với các mẫu email trên, chắc hẳn, bạn đã chọn được một mẫu email phản hồi phù hợp để sử dụng rồi phải không nào?

Tuy nhiên, khi viết email phản hồi, mình có một số lưu ý quan trọng muốn chia sẻ đến bạn để đảm bảo rằng thông điệp của bạn được truyền đạt một cách hiệu quả và lịch sự. 

Dưới đây là một số điểm cần lưu ý khi viết email phản hồi:

• Phản hồi kịp thời: Trả lời email trong khoảng thời gian hợp lý, đặc biệt là đối với các vấn đề hoặc yêu cầu cấp bách.
• Chủ đề rõ ràng và nội dung đầy đủ: Sử dụng dòng chủ đề súc tích để tóm tắt nội dung của email phản hồi. Bên cạnh đó, phần nội dung bạn nên trả lời tất cả các câu hỏi hoặc yêu cầu được đề cập trong email gốc. Nếu có nhiều thông tin, bạn cần chia email thành các đoạn văn ngắn và sắp xếp thông tin một cách logic để dễ dàng theo dõi.
• Lựa chọn ngôn từ phù hợp, lịch sự: Bạn nên dùng các câu ngôn từ lịch sự, tử tế và chuyên nghiệp trong email của bạn. Sử dụng câu chủ động để truyền đạt ý kiến một cách rõ ràng, tránh sử dụng ngôn từ tiêu cực hoặc cứng nhắc và chú ý đến văn phong phù hợp với đối tượng nhận.
• Kiểm tra lại trước khi gửi: Trước khi gửi đi, hãy kiểm tra lại email của bạn để đảm bảo không có lỗi chính tả hoặc ngữ pháp.

Mình nghĩ rằng, chỉ cần tuân thủ những lưu ý trên, bạn có thể viết email phản hồi một cách chuyên nghiệp trong mắt người nhận

4. Kết luận

Mình vừa gửi đến bạn những thông tin về cách viết email phản hồi bằng tiếng Anh chuyên nghiệp. Vậy bạn đã biết nắm rõ cấu trúc và cách viết một email phản hồi bằng tiếng Anh chuẩn chỉnh chưa?

Nếu chưa, hãy cùng mình điểm lại những nội dung quan trọng cần nhớ sau:

• Tiêu đề email: Cần ngắn gọn, súc tích phục vụ đúng mục đích mà bạn muốn gửi email.
• Phần mở đầu: Gửi lời chào đến người nhận, tùy thuộc vào mức độ quen thuộc với người nhận, bạn sẽ sử dụng các cách chào khác nhau.
• Phần thân: Cần truyền đạt rõ ràng lý do tại sao bạn gửi email này.
• Phần kết: Gửi lời cảm ơn người nhận (Thanks for the email!, Thank you, …)

Hy vọng rằng nội dung bài viết này đã giúp bạn hiểu cách viết email trả lời bằng tiếng Anh cho nhiều tình huống phổ biến nhất. Để có thể viết email chuyên nghiệp và sử dụng tiếng Anh một cách hiệu quả, bạn có thể tham khảo thêm các bài viết khác tại IELTS Vietop.

Chúc bạn có một ngày học tập và làm việc hiệu quả!